SERVICIOS DIGITALES MUNICIPALES

1. Identificación del responsable del tratamiento

La Ilustre Municipalidad de Concepción, con domicilio institucional en O’Higgins N° 525, Concepción, Chile, es la responsable del tratamiento de los datos personales recopilados, utilizados, almacenados o comunicados en el marco de sus plataformas web, aplicaciones móviles, formularios electrónicos, portales de atención, sistemas internos y demás servicios digitales institucionales.

2. Objeto y ámbito de aplicación

La presente Política General de Privacidad regula el tratamiento de datos personales efectuado por la Municipalidad en el contexto del diseño, operación, administración, mantención y mejora de sus servicios digitales, incluyendo, sin limitarse a: sitios web institucionales, plataformas web transaccionales, aplicaciones móviles oficiales, sistemas de información, portales ciudadanos, formularios en línea, integraciones con terceros y otros canales digitales que actualmente existan o que puedan desarrollarse en el futuro.

Esta Política tiene carácter general y podrá complementarse, cuando corresponda, con políticas específicas o avisos de privacidad particulares para determinados servicios, trámites, plataformas o aplicaciones que, por su naturaleza, requieran mayor detalle sobre categorías de datos, permisos del dispositivo, integraciones, finalidades o condiciones especiales de tratamiento.

3. Marco normativo aplicable

La Municipalidad actuará conforme a la Constitución Política de la República y a la normativa chilena vigente aplicable al tratamiento de datos personales, seguridad de la información y transformación digital del Estado, incluyendo especialmente, según corresponda: Ley N° 19.628 sobre protección de la vida privada, modificada por Ley N° 21.719; Ley N° 19.799 sobre documentos electrónicos, firma electrónica y servicios de certificación; Ley N° 21.663, Marco de Ciberseguridad; Ley N° 21.180 sobre Transformación Digital del Estado; Ley N° 20.285 sobre acceso a la información pública; Decreto Supremo N° 83 de 2004; y demás normativa, instrucciones y criterios administrativos aplicables.

Asimismo, esta Política se complementa con la normativa interna municipal, manuales de seguridad, instrucciones alcaldicias, actos administrativos y contratos con proveedores tecnológicos que resulten pertinentes.

4. Principios aplicables

El tratamiento de datos personales en los servicios digitales municipales se regirá, entre otros, por los principios de legalidad, finalidad, proporcionalidad, minimización de datos, exactitud, transparencia, responsabilidad, seguridad por diseño y por defecto, confidencialidad, trazabilidad, accesibilidad y no discriminación.

5. Datos que pueden recopilarse

Dependiendo de la naturaleza de cada servicio digital, la Municipalidad podrá tratar las siguientes categorías de datos:

1. Datos de identificación y contacto: nombre, apellidos, correo electrónico, número telefónico, RUN u otros identificadores cuando sean estrictamente necesarios.
2. Datos de interacción y soporte: solicitudes, reclamos, consultas, respuestas, historial de atención y antecedentes asociados al trámite o requerimiento.
3. Datos técnicos o de uso: dirección IP, fecha y hora de acceso, tipo de navegador, sistema operativo, identificadores de dispositivo, registros de eventos, métricas de uso, errores de sistema y datos de diagnóstico.
4. Datos de configuración o permisos del dispositivo: geolocalización, cámara, almacenamiento, notificaciones u otros permisos, únicamente cuando la funcionalidad específica del servicio lo requiera y ello sea informado previamente.
5. Cualquier otro dato estrictamente necesario para el cumplimiento de una función pública, prestación de un servicio municipal, gestión de un trámite o habilitación de una funcionalidad digital específica.

La Municipalidad evitará solicitar datos excesivos, impertinentes o no necesarios para la finalidad informada.

6. Finalidades del tratamiento

Los datos personales podrán ser tratados para las siguientes finalidades generales, según la naturaleza del servicio:

1. Permitir el acceso, operación, mantención y mejora de plataformas web, aplicaciones móviles y demás servicios digitales.
2. Gestionar trámites, solicitudes, reclamos, beneficios, registros, formularios y procesos administrativos municipales.
3. Verificar identidad, autenticar usuarios y resguardar la seguridad de las cuentas o sesiones.
4. Atender requerimientos, consultas y soporte técnico o funcional.
5. Enviar comunicaciones necesarias para la prestación del servicio, incluyendo alertas, avisos operativos, actualizaciones de seguridad, confirmaciones y notificaciones asociadas a trámites.
6. Elaborar estadísticas, análisis de uso, indicadores de gestión y procesos de mejora continua, preferentemente mediante datos anonimizados o disociados cuando ello sea posible.
7. Cumplir obligaciones legales, regulatorias, de auditoría, seguridad, continuidad operacional o interoperabilidad con otros órganos de la Administración del Estado, cuando corresponda legalmente.
8. Base de legitimidad

La Municipalidad tratará datos personales principalmente en ejercicio de sus competencias y funciones públicas, conforme al marco legal aplicable. Cuando un tratamiento específico requiera consentimiento, este será solicitado de manera previa, informada, específica y verificable, especialmente en aquellos casos no amparados directamente por una habilitación legal suficiente.

8. Uso de aplicaciones móviles y plataformas web

Las aplicaciones móviles oficiales y plataformas web municipales podrán incorporar funcionalidades específicas que impliquen tratamiento de datos técnicos, permisos del dispositivo o interacción con servicios de terceros.

Cada servicio digital podrá contar, cuando corresponda, con un aviso o política específica complementaria que detalle:

• las categorías de datos efectivamente tratadas;
• los permisos solicitados al dispositivo;
• los servicios o SDK de terceros utilizados;
• la finalidad concreta de cada tratamiento;
• los plazos de conservación aplicables;
• los canales de contacto para ejercer derechos.

En el caso de aplicaciones móviles distribuidas a través de Google Play Store, Apple App Store u otras tiendas digitales, la Municipalidad procurará que la información publicada en las secciones de privacidad y seguridad de datos sea consistente con el funcionamiento real de la aplicación y con esta Política General.

9. Compartición de datos y encargados de tratamiento

La Municipalidad podrá comunicar o compartir datos personales únicamente en los casos permitidos por la ley, y cuando ello sea necesario para:

1. cumplir funciones públicas o legales;
2. interoperar con otros órganos de la Administración del Estado;
3. operar servicios tecnológicos con apoyo de proveedores externos;
4. responder requerimientos válidos de autoridades competentes;
5. prevenir, investigar o responder incidentes de seguridad o fraude.

Cuando intervengan proveedores tecnológicos, servicios cloud, integradores, desarrolladores, servicios de analítica, mensajería u otros terceros que traten datos por cuenta de la Municipalidad, estos actuarán como encargados de tratamiento y deberán sujetarse a obligaciones contractuales de confidencialidad, seguridad, limitación de finalidades, supresión o devolución de datos, y cumplimiento de la normativa aplicable.

10. Conservación de los datos

Los datos personales se conservarán solo durante el tiempo estrictamente necesario para cumplir la finalidad que motivó su recopilación, para dar cumplimiento a obligaciones legales, para resguardar la continuidad del servicio, para atender auditorías o para ejercer defensas jurídicas cuando corresponda.

Cuando sea posible, la Municipalidad establecerá plazos diferenciados según tipo de dato, servicio o proceso. Una vez cumplida la finalidad o vencido el plazo aplicable, los datos serán eliminados, anonimizados, bloqueados o archivados de acuerdo con la normativa vigente y con las políticas internas de gestión documental y respaldo.

Las copias de seguridad podrán mantener información residual durante los ciclos normales de retención técnica, con acceso restringido y uso limitado a fines de recuperación, continuidad operacional, seguridad o cumplimiento legal.

11. Seguridad de la información

La Municipalidad adoptará medidas técnicas, organizativas y administrativas razonables y proporcionales para proteger los datos personales frente a accesos no autorizados, pérdida, alteración, destrucción, divulgación indebida o uso ilícito.

Estas medidas podrán incluir, entre otras: control de accesos, autenticación, segmentación de privilegios, cifrado cuando corresponda, respaldos, monitoreo, registro de eventos, gestión de incidentes, continuidad operacional, pruebas de seguridad, capacitación del personal, revisión de proveedores y resguardo físico y lógico de los sistemas.

Sin perjuicio de lo anterior, ningún sistema es absolutamente infalible, por lo que la Municipalidad no puede garantizar seguridad absoluta, aunque sí se obliga a aplicar medidas razonables y acordes al riesgo.

12. Derechos de las personas titulares

Las personas titulares de datos personales podrán ejercer los derechos que les reconozca la legislación vigente, incluyendo, según corresponda, el derecho de acceso, rectificación, actualización, cancelación o eliminación, oposición, y demás derechos que la normativa aplicable contemple.

La Municipalidad habilitará canales formales para el ejercicio de estos derechos, tales como OIRS, formularios electrónicos, correos institucionales u otros mecanismos que se informen en sus canales oficiales. Las solicitudes serán tramitadas dentro de los plazos y condiciones establecidos por la legislación vigente.

13. Enlaces externos y servicios de terceros

Algunos servicios digitales municipales pueden contener enlaces a sitios, plataformas o servicios de terceros. La Municipalidad no controla ni responde por las políticas de privacidad, seguridad o contenido de dichos terceros, por lo que se recomienda revisar sus condiciones particulares antes de interactuar con ellos.

14. Datos de menores de edad

Cuando un servicio digital pueda involucrar datos de niños, niñas o adolescentes, la Municipalidad adoptará medidas reforzadas de protección, minimización y licitud, ajustándose a la normativa vigente y, cuando corresponda, exigiendo la intervención o autorización de quien ejerza el cuidado personal o representación legal, según la naturaleza del tratamiento y la exigencia legal aplicable.

15. Actualizaciones de la Política

La Municipalidad podrá modificar o actualizar esta Política cuando existan cambios normativos, tecnológicos, operativos, de seguridad o de diseño institucional. Toda modificación relevante será publicada por los canales institucionales correspondientes, indicando la fecha de su última actualización.

16. Canales de contacto

Las consultas, solicitudes o requerimientos relacionados con esta Política o con el tratamiento de datos personales podrán realizarse a través de los canales institucionales vigentes que la Municipalidad publique en su sitio web oficial, incluyendo, cuando corresponda, OIRS, formularios de contacto o correos electrónicos institucionales.