Municipalidad de Concepción

SECRETARÍA MUNICIPAL


Organización

Funciones

Depende directamente del alcalde o alcaldesa, su objetivo es dirigir sus actividades de secretaría administrativa y desempeñarse como ministro (a) de fe en todas las actuaciones municipales.

  • Realizar las actuaciones de Secretario (a) del Concejo Municipal, del Consejo de Organizaciones de la Sociedad Civil y el Consejo de Seguridad Pública
  • Cumplir cometidos específicos Ley N°18.695 Orgánica Constitucional de Municipalidades
  • Ejercer funciones de martillero, emitir los certificados que acrediten deudas para efectos de cobro en toda clase de créditos, de acuerdo al DL 3063, sobre Rentas Municipales.
  • Cumplir las tareas que le asigna la Ley N°20.880, Sobre Probidad en la Función Pública y Prevención de los Conflictos de Intereses
  • Cumplir las tareas que le asigna la Ley N°19.418, estableciendo Normas Sobre Juntas de Vecinos y Demás Organizaciones Comunitarias.
  • Cumplir las funciones que le asigna la Ley N°20.500, sobre Asociaciones y Participación Ciudadana en la Gestión Pública
  • Atender extrajudicialmente los conflictos que se promuevan entre los copropietarios o entre éstos y el administrador y abrir y mantener un Registro de los Comités de Administración de acuerdo a la Ley N°19.537, sobre Copropiedad Inmobiliaria
  • Implementar el Registro de identificación de mascotas y animales, de acuerdo a la Ley N°21.020, sobre Tenencia Responsable de Mascotas y Animales de Compañía.
  • Velar por el cumplimiento de la Ordenanza de Participación Ciudadana.
  • Gestionar el Sistema de Gestión Documental que permite recibir, registrar y tramitar los documentos ingresados a la Municipalidad.
  • Mantener el archivo de los actos administrativos emanados de la autoridad municipal.

Oficinas

  • Garantizar a la ciudadanía el derecho a la información, gestionando los trámites, reclamos y felicitaciones. 
  • Informar a las personas sobre la organización, competencia y funcionamiento del municipio, y sobre la ubicación y horarios de atención de las unidades municipales.
  • Facilitar el acceso de los vecinos y vecinas a los diferentes servicios que entrega la municipalidad, informando los requisitos, formalidades y plazos de presentaciones o solicitudes, la documentación y antecedentes que deben acompañarse y los procedimientos y su tramitación.
  • Recibir los reclamos que representan deficiencias abusos, faltas u omisiones que afecten el interés de las personas usuarias de los servicios municipales.
  • Recibir las sugerencias y felicitaciones respecto de la gestión municipal y de los (as) funcionarios (as). 
  • Dar respuesta oportuna y de calidad a las solicitudes que se reciban telefónicamente o a través de la plataforma digital Gestión del Servicio de Atención al Vecino SAV (plataforma digital).
  • Ingresar, derivar y archivar la documentación municipal dirigida al Alcalde o Alcaldesa, velando por el cumplimiento de los procedimientos establecidos para la gestión de la documentación municipal.
  • Difundir el sistema de seguimiento en línea de la correspondencia municipal. 
  • Mantener el archivo de la documentación de alcaldía clasificado, velando por su correcta conservación y utilización.
  • Realizar transferencias documentales al Archivo Histórico Municipal, para  fomentar la investigación científica, el conocimiento de nuestro pasado y la difusión del patrimonio histórico y documental de Concepción.
  • Sobre las funciones en materia del Concejo según Art°24:
  • Entregar apoyo profesional y administrativo al trabajo del Concejo Municipal
  • Preparar los antecedentes de la tabla de las sesiones del concejo municipal y despachar las citaciones a sesiones ordinarias y extraordinarias, adjuntando la tabla correspondiente y copia del acta de la sesión anterior.
  • Asistir y tomar acta de las sesiones del concejo municipal y de las sesiones de sus comisiones de trabajo.
  • Comunicar o transcribir los acuerdos adoptados por el concejo municipal a las autoridades, organizaciones y personas que corresponda.
  • Ejercer las tareas de Secretaría, de acuerdo a lo resuelto por el Concejo Municipal y a lo que dispone su Reglamento Interno.
  • Redactar y despachar los oficios por los cuales se soliciten informes o asesorías que el Concejo Municipal estime necesarios.
  • Recibir, registrar y archivar y despachar, según corresponda, la documentación que reciba el Concejo Municipal. 
  • Dar apoyo administrativo al Concejo Municipal y demás actividades afines que este le destine. 

Funciones Consejo de Organizaciones de la Sociedad Civil según Art°25: 

  • Entregar apoyo profesional y administrativo al trabajo del Consejo Comunal de Organizaciones de la Sociedad Civil
  • Preparar los antecedentes de los temas de la tabla que se tratará en las sesiones del Consejo Comunal de Seguridad Pública.
  • Despachar, con la debida antelación, las citaciones a los consejeros para las sesiones ordinarias, adjuntando la tabla correspondiente y copia del acta de la sesión anterior.
  • Transcribir las actas y mantener al día el Libro de Actas de las Sesiones del Consejo.
  • Transcribir los acuerdos adoptados por el Consejo a las autoridades, organizaciones o personas que corresponda.
  • Coordinar y apoyar el trabajo de las comisiones del Consejo.



Funciones Consejo Comunal de Seguridad Pública según Art°26:

 

  • Entregar apoyo profesional y administrativo al trabajo del Consejo de Seguridad Pública.
  • Transcribir las Actas de los Consejos y mantener al día su publicación en la web municipal
  • Gestionar y mantener registro de los Acuerdos del Consejo

Funciones en materia de registros según el art. 27°:

  • Asesorar a los (as) dirigentes (as) sociales de la comuna y entregar información al Registro Nacional de Personas Jurídicas sin Fines de Lucro, en conformidad a las Leyes N°19.418 y N°20.500 y los reglamentos respectivos
  • Otorgar las copias autorizadas de los estatutos y demás anotaciones practicadas en los Registros Públicos de Organizaciones Comunitarias y Directivas.
  • Gestionar la emisión de los Certificados de Directiva Vigente de las Organizaciones Territoriales y Comunitarias de la Comuna.
  • Remitir al Servicio de Registro Civil e Identificación copia de los antecedentes contenidos en los registros públicos de las Juntas de Vecinos, organizaciones comunales y uniones comunales vigentes y constituidas en el territorio en conformidad a la Ley N°20.500 Sobre Asociaciones y Participación Ciudadana en la Gestión Pública.
  • Llevar el Registro de los Comités de Administración según la Ley Nº19.537 de Copropiedad.
  • Llevar el Registro de las Organizaciones Promotoras de tenencia Responsable de Mascotas, Ley Nº21.020.
  • Mantener actualizado el software Sistema de Organizaciones Comunitarias.

 

Funciones en materia de resoluciones según el art. 28°:

  • Refrendar, transcribir y confecciones, en su caso, los Decretos, Ordenanzas, Reglamentos Internos e Instrucciones, a requerimiento de la autoridad.
  • Informar los requerimientos de la Ley de Transparencia 

 

En materia Informática de los Sistemas de Gestión: 

Velar por el adecuado funcionamiento de los Sistemas de Gestión Documental, el Sistema de Organizaciones, de Atención al Vecino y de Firma electrónica avanzada.

  • Capacitar a funcionarios (as) en los sistemas informáticos de la letra anterior.
  • Velar por el buen funcionamiento de los enlaces de trámites on-line de la Unidad.

Secretaría Municipal informa;

1.- Que a partir del miércoles 28 de agosto por entrada en vigencia de la Ley 21.146 Los certificadosde vigencia de carácter definitivo serán emitidos únicamente por el Servicio de Registro Civil e Identificación.

2.- Que una vez Verificado el depósito y conformidad legal de todos los antecedentes de la ELECCION  y de la comunicación del Directorio por parte de la COMISION ELECTORAL , el Secretario Municipaldeberá expedir, a solicitud de cualquier miembro de la organización, certificados de vigencia de carácter provisorio, los que tendrán una vigencia de treinta días corridos (solicitud y trámite que se debe realizar de forma presencial  en la Secretaría Municipal de Concepción).

SECRETARÍA MUNICIPAL

EDIFICIO SEDE O´HIGGNS Nº 525, PISO 5 – CONCEPCION

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